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会议活动的要素与优化(一)

来源:西点会展网  公布时候:2015-4-30

会议活动究竟由哪些要素构成,专家学者与会务事情者并没有分歧的定见。特别是专家学者对此更是众说纷繁,常见的有五要素说、六要素说、七要素说、八要素说等等。本文拟对会议活动构成要素及其布局优化问题作一些开端的切磋。

笔者提出的如许一种会议活动构成要素形式,是为了理清中说纷繁的会议活动构成要素的逻辑线索,既丰富会议办理实际,又便利于会议办理事情实际与会议办理质量评价活动的展开。也就是说,这一形式的创建既有实际意义,也有实际意义。

一、会议活动主体

会议活动主体包含会议筹办主体、会议议事主体和会议事情主体3个部分。

(一)会议筹办主体

会议筹办主体包含主理者、承办者、支撑单位、援助单位、协办单位、合作单位等。会议主理者是会议活动的策划者、构造者,其任务主如果按照会议的目标任务和法则,制定详细事情的会议筹办计划并构造实施,为会议活动供应需求的场合、设施和办事,确保会议的顺利进行;会议承办者是指详细落实会议构造办理事情任务的机构或小我,接管会议主理者的带领,向会议主理者请示报告请示事情;会议支撑单位是指为会议的召开而赐与全力支撑的机构,这类机构对会议成效有着不成低估的影响;会议援助单位是为会议的顺利召开而供应人力、财力、物力支撑的机构,它对会议的召开起到很年夜的感化,偶然乃至能摆布会议过程。

一般来讲,只是在某些年夜型的会议筹办和召开过程中,才有需求明白上述六种会议筹办主体和需求他们之间的共同努力。党政机关与企奇迹单位外部进行的小型会议,没必要肯定上述六种筹办主体,常常按照会议事情的需求,明白一、二种会议筹办主体便可满足请求。

(二)会议议事主体

会议议事主体就是插手会议的正式成员,包含会议掌管人,也包含会议秘书,但不包含在会场上的其他办事职员。会议议事主体偶然候成为与会者、与会职员、会议代表、列席职员等。

1、 会议议事主体的肯定

人们被调集来闭会,是要破钞一定时候和精神的,而实际和精神在某种意义上说,就是效益,就是财产,只能创作发明,不克不及浪费。是以,从准绳上讲,会议构造者和带领者在肯定插手会议的职员时,应做到:该插手的一个很多,不该插手的一个不多。该插手会议的人不到会,会影响会议议事的成效;不敢插手会议的人插手了会议,即便他白白浪费时候与经理乃至财力,又会增加会议本钱。
详细地说,会议议事主体应具有需求性、首要性、合法性。

(1)需求性。这本色会议议事主体必须是与会议议题或会议内容直接有关的职员,也就是要适合会议肯定的列席职员范围。会议议事主体必须是有权体味会情、提出定见、表示态度、作出决定的人,或是能供应信息、深化会商、直接有助于会议到达预期结果的人。

(2)首要性。这里指的是,有的与会者虽与会议内容或会议议题没有必定的、直接的关系,但却无益于会议的停顿或扩年夜会议结果的职员。这些职员凡是是由会务事情机构临时聘请的。

(3)合法性。这是指有些首要会议的会议议事主体,必须具有合法的身份和法定的资格。如:群众代表年夜会的与会者必须是依法推举产生的各级群众代表;公司董事会或股东年夜会的与会者,必须是遵循公司构造法和公司章程正式肯定的董事或股东。

2、会议议事主体的构成

会议议事主体一般可以分为三种资格,他们的资格不合,其在回想中的权力和任务也就不合:(1)正式代表(或称正式成员)。既具有正式资格,有表决权、推举权和讲话权的会议成员,也是会议活动的首要成员。同时,正式代表也必须实施相关的任务。(2)特邀代表(或称特邀成员)。即由会议主理方按照会议的需求而特地聘请的成员。这类代表的职位比较特别,其在回想中的权力和任务,可有会议主理者或会议的带领机构来肯定。一般来讲,特邀代表人数常常很少。(3)列席代表(或称列席成员)。既不具有正式资格,但有必然的讲话权,无表决权和推举权的会议成员。是不是需求列席代表插手会议,哪些工具该当作为列席代表,列席代表插手会议中的哪些活动,由获益的带领者和构造者按照会议的实际需求来肯定。列席代表的人数一般不超越正式代表。

有些会议构造者和带领者不重视会议议事主体的需求性、首要性和合法性,而殖黾页排场、求热烈,或是操纵调集会议的机遇,向上攀、拉关系,把很多无关的人作为特邀代表或列席代表拉到会议上,总成揭幕式、闭幕式、摄影、宴请、发记念品、观光旅游是大张旗鼓,而到了正式会议时,因为很多无关的人不到会,会场反而密密麻麻、冷冷僻清。成果不但造成了很年夜的浪费,甚而冲淡或滋扰了会议的主题。这类做法是应当反对的。

3、 会议掌管人的天性机能与产生

会议掌管人的身份比较特别,他偶然常常既是会议议事主体又是会议事情职员。会议掌管人是会议活动过程中的掌管者和引导者,也常常是会议的构造者和调集者,对会议的一般展开和获得预期结果,起着带领和包管感化。

会议掌管人凡是由有经历、有才气、懂行的人或有相本职位、声望的人担负。会议掌管人的产生一般有两种环境:一种是当然的会议掌管人。是由其职务和职位,也就是有构造的章程或法规决定的。如单位的事情例会有单位带领人掌管,党构造的会议由党的书记掌管,董事会由董事长掌管。会议掌管人因故不克不及掌管会议时,也可拜托副职或其他呼应的负任务掌管会议。

另外一种是临时的会议掌管人。比如,各种代表会议或几个单位、几个地区的联席会议,则由代表们推举或协商产生会议掌管人。特别重年夜的会议则需求产生呼应人数的主席团,由主席团成员个人或轮番掌管会议。除小型会议以外,年夜中型会议的掌管人掌管会议时,凡是需求秘书长或秘书帮手。
不合的会议议事主体对会议议题的影响是不合的,会议掌管人、正式代表对会议议题的影响力年夜,特邀代表与列席代表对会议议题的影响力无限。

(二)会议事情主体

会议事情主体由会议事情职员与会议办事职员构成。

1、会议事情职员

会议事情职员是收回已构造机构的拜托,卖力办理各项会议事物的职员。在小型会议的筹办和召开过程中,他们可遵循会议掌管人的摆设,自力承担特定的会议事情任务。在年夜中型会议的筹办和召开过程中,会议事情职员凡是被编入会议事情机构的某一个部分并卖力或参与某一项事情。因为事情需求,会议事情职员可以插手会议的一些活动,但在会议进行过程中,他们其实不享有会议正式代表所具有的各项权力。

2、会议办事职员

会议办事职员是在会议场合为会议供应特定项目办事的职员,他们凡是由承担为会议办事的机构所指派。在会议进行过程中,会议办事职员遵循商定的项目为会议供应现场办事和会议所需求的其他项目标办事,不插手会议的议事活动。

年夜中型会议构造过程中,需求较多的会议办事职员,并且会议办事职员的合作较细。在小型会议筹办过程中,需求的会议办事职员较少,乃至不设特地的会议办事职员,他们的事情有会议事情职员承担

编辑来源:西点会展网

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